Sıkça Sorulan Sorular

SERVİS BÜRO ÇÖZÜMLERİNİZ NELERDİR?

  • TARİHİ BELGE TARAMA

Tarihi Belge Nedir?

Yaratılmasından sonra çok uzun zaman geçmiş, bu nedenle de  yıpranmış ve renkleri solmuş içeriği  Osmanlıca, Arapça veya daha farklı alfabe ile yazılmış belgelerdir.

içerikli belgelerdir.

Arşiv Yönünden farklılığı nedir?

  • Çoğu kez tek nüsha olduğu için belgeye zarar verilemez.(Ciltlerini sökmek, katlamak v.b) 
  • İçerik farklı alfabe(Arapça, Eski Türkçe,v.b) ile yazıldığından, künye/indeks oluşturma için özel uzmanlık gerekir.
  • Uzun zaman geçmesi nedeniyle zemin ile yazılar arasındaki zıtlık kaybolmuştur. Bu nedenle özel görüntü işleme teknolojileri kullanılması gerekir.
  • Henüz standartlar(DIN A,B v.b)  konulmadan üretildiği için aynı arşiv içinde farklı dönemler için çok farklı boyutta ve kalitede doküman  mevcuttur. Bu yüzden geniş boyutlu  tarayıcılar gerektirir.
  • Çok farklı kalemlerle yazılmış veya farklı mürekkep ve  baskı metotları kullanılmıştır. Bir çoğu el ile yazılmış ve çoğaltılmıştır. Bu nedenle ışıktan ve ısıdan etkilenir. Bu nedenle özel soğuk ışık kullanılır.
  • Dokümanların bir çoğu aynı zamanda süsleme ve hat sanatının seçkin örnekleridir. Bu yüzden yüksek çözünürlülük ve renk ayrımı olan tarayıcıları gerektirir.

Nasıl Arşivlenir?

ORTAM

AVANTAJLAR

DEZAVANTAJLAR

MİKROFİLM

ORTAMI

  • Dönüşüm gerektirmeden uzun ömürlü saklama
  • Gerektiğinde basit araçlarla insan gözüyle inceleme
  • Siyah Beyazdır.
  • Renkli baskı pahalıdır,Zamanla

görüntü kaybı oluşur..

  • Teknolojisi eskidir..
  • Anında erişilemez.
  • Paylaşılamaz...

 

DİJİTAL

ORTAM

  • Aslına uygun görüntü
  • Renkli, Siyah/Beyaz tarama
  • Görüntü iyileştirme..
  • Düşük hacimde belge saklama..
  • Yeni teknoloji
  • Paylaşım kolay
  • Arama ve görüntüleme kolay
  • Başka ortamlara kolay dönüşüm
  • E-İmza desteği

 

  • Bazı hallerde Çekim hızı mikrofilme göre daha yavaştır.
  • Zaman içinde görüntü formatı ve medya dönüşümü gerektir.

 

 

Kaç çeşit yöntem vardır?

 

YÖNTEM

ÖZELLİKLER

Orijinal -> Dijital -> Mikrofilm

  • Aslına uygun Görüntü
  • Temizlenmiş  Siyah beyaz görüntü
  • Temiz Mikrofilm
  • İlk çekim yavaş, dönüşüm hızı yüksek

 

Orijinal -> Mikrofilm -> Dijital

  • Aslından farklı Siyah/Beyaz görüntü
  • Temizlenmemiş görüntü
  • Dönüşüm hızı yavaş
  • Orijinal boyuttan sapma olabilir

 

Hybrit

  • Tek adımda Mikrofilm ve Sayısal görüntü üretme
  • Mikrofilm Siyah beyaz ve temizlenmemiş
  • Orijinal Sayısal Görüntü
  • Pahalı, ancak hızlı çözüm.

 

Tarihi belge taramada istenecek firma ve teknoloji özellikleri nelerdir?

  • Tarihi belge dokümanlarını tarama tecrübesi olmalı
  • Yüksek Hacimli Belge İşleme Sistemi kullanmalı
  • Tarihi belgelere zarar vermeyen özel tarayıcı kullanmalı
  • Kitap ve tek sayfalar aynı kalitede taranabilmeli
  • Aynı anda çift sayfa tarayabilme ve bölebilme
  • Ofis ışık Ortamında çalışabilen tarayıcılar kullanılmalı
  • Görüntü kalitesi sayfa büyüdükçe düşmemeli
  • Görüntüler Sayfa kenarlarında bozulmamalı
  • Cilt taranmaya başlanmadan görüntü ayarı yapılmalı ve yapılan ayar defter boyunca kullanılmalı
  • Kirli ve lekeli sayfalar içerikte bilgi kaybı yaratmadan temizlenmelidir
  • Hat üzerinde kalite kontrol olmalı ve hatalı görüntü otomatik geri dönmeli
  • Belgeler sayısal imza ile imzalanmalı

 

 

  • TEKNİK BELGE TARAMA(Pafta/Harita)

Teknik Belge Nedir?

Teknik ressamlar tarafından doğrudan veya Bilgisayar Destekli Çizim/Tasarım (CAD) uygulamaları kullanılarak üretilen Plan ve Harita gibi belgelere denir.

Arşiv Yönünden farklılığı nedir?

  • Belgeler büyük boyutludur. Büyük boyutlu(A0,A1)  tarayıcılar gerektirir.
  • Ozalit ile çoğaltılmış belgelerde zemin temiz değildir. Renk yönetimi yapabilen tarayıcılar kullanılmalıdır.
  • Çok ince çizgiler vardır. Çizgilerin tarama çözünürlüğü nedeniyle kırılması veya sürekliliğinin kaybolması önemli hatalara sebep olabilir.
  • Özellikle haritaların taramasında lineer tarama çok önemlidir. Büyük ölçekli haritaların yüzeyinde olabilecek deformasyon(Doküman kenarları ile ortasında çözünürlük bozulmaları) önemli maddi hatalara sebep olabilecektir. Bu yüzden tüm yüzeyi aynı hassasiyette ve yüksek çözünürlükte tarama yapacak tarayıcılara ihtiyaç vardır. Bu nedenle yüzeye yakın hareket eden,  birden fazla optik sensöre sahip ve yüzey üzerinde hareket ederek taramayı gerçekleştirilen tarayıcılar kullanılmalıdır.
  • Tek orijinal haritadan filitreleme ile birden fazla harita üretilebilmelidir. 

 

  • CİLTLİ BELGE TARAMA

 

Ciltli Belge Nedir?

 

Çoğu zaman kitap olmakla birlikte, bütünlük arz eden ve sırası önem arzeden bilgilerin ciltlenmiş şekilde  bir arada tutulduğu evrak kayıt defterleri, hasta kayıt defteri, tapu kayıt defteri v.b. defter veya kitaplardır.

 

Arşiv Yönünden farklılığı nedir?

  • Ciltler bozulamadığından standart otomatik beslemeli tarayıcılarla taranamazlar.
  • Genlikle cilt açıkken tek çekimde tarama gerçekleşir bu yüzden büyük boyutlu tarayıcılar gerekir.
  • Cilt ortalarında bombe olduğundan görüntü(İçerik)  bu bölümde deforme olur. Bu nedenle ciltlerin bu bölümünü düzleştirmeye yarayan özel camlar kullanılmalıdır veya yazılımla bu eğrilik giderilmelidir.
  • Tarama boyunca cildin sağ ve sol sayfa adedi değiştiğinden düz bir yüzey elde etmek zordur. Bu yüzden kalınlığa bağlı olarak kendini ayarlayan terazi yapısında beşikleri olan tarayıcılar kullanılmalıdır.
  • Görüntü tek tek çekildiğinden manuel işlemler maliyeti yükseltmektedir. Hızı artıran yarı otomatik (pedallı) tarayıcılar kullanılarak maliyet düşürülmelidir.

 

  • FORM İŞLEME(ICR/OCR/OMR)

 

Form Nedir ?

Matbaa yada yazıcılarda boş olarak basıldıktan insanlar tarafından el ile veya daha sonra belirtilen alanlara daktilo veya yazıcı ile bilgi doldurulan dokümanlardır.

Tüm bilgilerin yazılacağı yerler belli ise bu formlar yapısal veya gelişigüzel her yere bilgi yazılan formlar ise yapısal olmayan formlardır. Bazı formlar her iki durumu da sağlayabilir.

Ayrıca  el ile doldurulan formların bilgisayar tarafından okunurluluğunu artırmak amacıyla ;her harfin yazılacağı yerleri gösteren, yine tarayıcılar tarafından otomatik yok edilebilen belirli renkte klavuz kutucukları olan  ICR/OMR formları da mevcuttur.

Bu formlar doküman amaçlı olmaktan çok bilgi toplama amaçlıdır.

Arşiv Yönünden farklılığı nedir?

  • Bu dokümanlar arşivleme amacından çok bilgi toplama amaçlıdır.
  • Form üzerinden özel tanıma motorları ile bilgi okunması gerektiğinden  görüntü çözünürlüğü ve kalitesi önemlidir.
  • Bu yüzden özel görüntü işleme ve karakter tanıma teknolojilerine ihtiyaç duyulur
  • Kullanılan tarayıcıların zemin renklerini veya kutucukları otomatik kaldırması(Colour Drop) beklenir.
  • Form yapısını otomatik algılayan tanıma teknolojilerine ihtiyaç vardır
  • Türkçe içerikli dokümanlar için Türkçe karakter desteği gereklidir.

 

  • TIBBİ BELGE TARAMA

Tıpbi Belge Nedir ?

Hasta dosyalarında yer doktor ve diğer sağlık personeli tarafından oluşturulan belgeler ile tetkik ve görüntüleme cihazlarından elde edilen belgelerdir.

Arşiv Yönünden farklılığı nedir?

  • Röntgen ve MR cihazları görüntüleri mevcuttur. Standart tarayıcılar ile taranamazlar
  • EKG sonuçları gibi uzun belgeler vardır
  • İlaç küpürleri gibi doküman üzerine yapıştırılmış özel işlem gerektiren belgeler vardır.

 

  • STANDART BELGE TARAMA

Standart Belge ?

İdari iş süreçleri içinde oluşmuş ve genellikle dosya veya Klasör şeklinde bir araya getirilmiş farklı boyut ve kalitedeki belgelerdir.

Arşiv Yönünden farklılığı nedir?

  • Genellikle Güncel, yaşayan, aktif dokümanlardır,
  • Hızlı ve hatasız bir operasyon gerektirir,
  • Text bilgi içerir,
  • Doküman künyesi ve içerik arama önemlidir
  • Gemiş dönemi kapsayan arşivlerde bir kısım belgeler tarihi belge özellikleri taşaıyabilir
  • Genellikle A3/A4 otomatik beslemeli veya düz yatak tarayıcılarla taranır
  • Çok sayıda belge kısa sürede işlemek gerekir. Bu nedenle hızlı tarayıcılar kullanılır

 

  • BELGE İŞLEME TEKNOLOJİLERİNİZ NELERDİR?

 

Her işe uygun özel tarayıcı kullanılır

 

Neden Görüntü iyileştirme?

Zeminde oluşmuş renk bozulmalarını ve lekeleri yok ederek;

  • Düşük depolama maliyeti
  • Verimli network kullanımı
  • Net görüntü kalitesi
  • Bilgi kaybında azalma
  • Hızlı erişim

Hangi belgeler renkli taranır?

  • İçeriğinde Farklı renkli kalem kullanılan veya baskısı renkli olan belgeler
  • Renkli süsleme yapılmış belgeler
  • Orijinal metni siyah olduğu halde renkli kalemlerle not düşülen belgeler
  • Tek renk yazılmasına  rağmen zaman içinde zeminleri sararmış ve sarının farklı tonları bulunan belgeler

 

Renk Yönetim teknolojisi nedir? Ne sağlar?

 

  • Resim üzerinde temel renklerin(Mavi, kırmızı ve yeşil) parlaklık, ışık ve diğer faktörleri ile oynamak suretiyle orijinal belge kalitesini tutturmayı sağlayan fonksiyonlar toplamıdır.
  • Renkleri bastırma(Filitreleme) özelliği ile istenirse renkliden Siyah/Beyaza ve farklı renk tonlarında görüntü elde edilebilir.
  • Tarihi belgelerde sadece sarının belli tonlarını bastırmak suretiyle sararmış zemin nedeniyle metin içinde oluşan istenmeyen lekeleri yok eder.

 

Belge işleme platformu bileşenlerimiz nelerdir?

 

 

 

Yoğun Belge İşleme Sistemi özellikleriniz nelerdir?

  • Kaliteli ve Tarihi belgeye uygun Tarayıcı desteği
  • Özel Görüntü işleme ve iyileştirme yazılımları(Colour Manangement)
  • Bant Sistemi ile Standart Kalitede Doküman işleme
  • Kolay kontrol ve hata düzeltme imkanı
  • Yüksek sayıda belge işleme kapasitesi
  • Endüstri standardı
  • Diğer uygulamalarla entegre

 

Belge İndeksleme ve Transkripsiyon özellikleriniz nelerdir?

 

  • Sayfa üzerinde Görüntü İşaretleme(Zone İndeksleme)
  • Büyük A1 –A2 sayfa desteği
  • Siyah/Beyaz görüntüden indeksleme
  • Gerekirse orijinal görüntüye dönme
  • İndekslemede önceki girilmiş bilgileri kullanma
  • Sözlük oluşturma ve önceki kelimeleri kullanma
  • Doküman tipine bağlı değişen indeks alanları
  • Önceki kayıt bilgilerini kopyalama
  • Tercüme için Kişilerden görüş isteme ve tartışma
  • Görüntü ve İndeks alanları aynı ekranda

 

Yüksek Hacimli Arşivleme Sistemi özellikleriniz nelerdir?

 

  • Yüksek sayıda belge yönetebilme
  • Cluster yapıyı destekleme
  • Gelişmiş ülkelerde kanuni elektronik belge saklama ortamı olarak kabul edilen depolama sistemlerini desteklemelidir.
  • Full Text indeks ve İndeks alanlarından arama
  • Çok farklı formatları görüntüleyebilme
  • HSM(Hiyerarşik Depolama Yönetimi) desteği
  • XML WEB Servis Desteği ile entegrasyon
  • E-IMZA desteği
  • Akıllı doküman, flitre ve üyelik servisleri
  • Yüksek seviyede güvenlik
  • Tek Arayüzden(WEB Portal) tüm sistemlere erişim
  • Doküman üzerinde tartışma
  • Sanal Kütüphane
  • eKonferans ve e Öğrenme

 

Dijital arşivlemede kullanılan yaygın sıkıştırma metotlarınız nelerdir?